Siekiant pagerinti auditų efektyvumą, skaidrumą, aiškumą ir atitiktį, aplinkos, sveikatos ir saugos (EHS) programinė įranga yra sprendimas, kuriuo įmonės pasitiki.
Supaprastinta duomenų rinkimo galimybė yra pirmasis taškas, nuo kurio EHS programinė įranga pradeda rodyti savo vertę. Auditoriai gali rinkti informaciją naudodami mobiliuosius įrenginius, todėl duomenų rinkimo procesas yra efektyvus ir tikslus.
Su mažesne klaidų rizika ir visa informacija skaitmeniniu formatu naudojant EHS sistemą taip pat sumažėja popierinio audito poreikis, todėl ji tampa tvaresnė. Be to, kad audito procesas būtų ekologiškesnis, stebėjimas realiuoju laiku leidžia auditoriams stebėti vykstančius auditus ir, jei reikia, keisti procesą.
Naujausia informacija taip pat suteikia auditoriams galimybę vykdyti savo veiklą pagal bet kokius teisinius ir reguliavimo reikalavimus. EHS programinė įranga taip pat apima ataskaitų teikimo įrankius, kurie leidžia sukurti momentines ataskaitas, kurios gali būti naudojamos tendencijoms ir bet kokioms neatitikimo problemoms nustatyti.
Automatiniai darbo eigos pranešimai leidžia nustatyti incidentus, kai jie įvyksta, o tada leidžia įmonei nustatyti visas pagrindines priežastis ir padeda užtikrinti, kad būtų prisiimama atskaitomybė.
Padidėjęs efektyvumas
Sumažinus klaidų skaičių sumažėja verslo rizikos profilis, o auditoriai įvairiose vietose gali valdyti sudėtingus verslo padalinių ir kitose geografinėse vietovėse atliekamus auditus.
Visi šie veiksmai leidžia standartizuoti auditą ir užtikrinti, kad rezultatai visuose įmonės padaliniuose atitiktų nuoseklų formatą. O centralizuota įrašų saugojimo funkcija užtikrina, kad duomenys būtų saugomi saugiai ir juos būtų galima pasiekti bet kurioje pasaulio vietoje.
Išnaudokite visas EHS programinės įrangos galimybes
Siekiant užtikrinti, kad auditoriai galėtų pasinaudoti visais su EHS programine įranga susijusiais pranašumais, rekomenduojami veiksmai ir procedūros. Tai apima audito šablonų ir kontrolinių sąrašų nustatymą, automatinių priminimų naudojimą planuojant auditą ir vaidmenų bei pareigų priskyrimą naudojant vaidmenimis pagrįstus leidimus, kad būtų užtikrinta saugi prieiga.
Visos audito išvados turi būti tiesiogiai registruojamos sistemoje, o neatitikimai arba nukrypimai nuo nustatytų procedūrų turi būti užregistruoti. Bet kokios problemos taip pat turėtų būti klasifikuojamos pagal sunkumą ir kiekvienam atitinkamam asmeniui turi būti paskirti taisomieji veiksmai.
Tada naudojama EHS programinė įranga turėtų turėti galimybę automatiškai generuoti ataskaitas, kuriose būtų audito išvados, neatitikimų suvestinės, korekciniai veiksmai ir tendencijų analizė. Analitikos įrankius galima naudoti norint peržiūrėti audito rezultatus laikui bėgant, ir juos galima pavaizduoti naudojant vaizdinius elementus, pvz., diagramas, grafikus ir diagramas.
Visos šios ataskaitos ir įrašų saugojimo funkcijos gali būti naudojamos išorės reguliavimo auditams. Išsamus duomenų bankas, saugomas centralizuotame taške, užtikrina, kad visi atitikties dokumentai ir audito istorijos būtų lengvai prieinami inspektoriams ar bet kuriam trečiosios šalies auditoriui.
