Autorius Anne-Maartje Oud
Perdegimo prevencija internetiniuose susitikimuose prasideda nuo jūsų. Nedideli elgesio koregavimai gali apsaugoti jūsų dėmesį sau ir visiems, kurie dalyvauja
Internetiniai susitikimai tapo mūsų darbo dalimi ir, nors dažnai patogūs, reikalauja nuolatinio dėmesio ir pastangų. Todėl klausimas yra ne tai, ar internetiniai susitikimai yra naudingi, o kaip galime juos organizuoti taip, kad žmonės išliktų susikaupę neišeikvodami energijos. Štai keletas konkrečių dalykų, kuriuos galite padaryti, kad išvengtumėte perdegimo ir kad susitikimai būtų veiksmingi ir valdomi.
1. Paruoškite sąranką
Gali atrodyti, kad tai jau visi žino, tačiau praktiškai tai dažnai praleidžiama. Prieš susitikimą svarbu skirti laiko pasiruošti. Patikrinkite savo garsą, kad žinotumėte, jog girdite kitus, o jie girdi jus. Padėkite fotoaparatą akių lygyje ir centre. Žemas arba nestabilus kampas sukuria atstumą ir daro sąveiką mažiau tiesioginę. Užtikrinkite, kad jūsų veidas būtų aiškiai apšviestas iš priekio, kad kiti be pastangų matytų jūsų išraiškas. Pasirinkite ramų, neblaškantį foną, kad dėmesys liktų pokalbiui, o ne tam, kas vyksta už jūsų. Atsisėskite likus akimirkai iki susitikimo pradžios ir nekeiskite sąrankos, kai prisijungs kiti, nes nuolatinis judėjimas rodo susikaupimo trūkumą. Kai sąranka yra tinkama, susitikimas gali prasidėti aiškiai ir dėmesingai, todėl visiems bus lengviau susitelkti nuo pat pradžių.
2. Paruoškite savo tikslą
Pasiruošimas suteikia struktūrą ir kryptį bei formuoja pokalbio kokybę dar neprasidėjus susitikimui. Kai kiekvienas skiria laiko pagalvoti, ko nori gauti iš susitikimo, sąveika tampa aštresnė, labiau sutelkta ir efektyvesnė. Žmonės ateina su kryptimi, jie užduoda aiškesnius klausimus ir klausosi su tikslu. Be tokio pasiruošimo susitikimai greitai nukrypsta, kartojasi arba lieka paviršiuje. Štai kodėl aš visada sakau: „Žinokite savo vaidmenį, žinokite savo tikslą“. Aiškiai nurodykite, ko iš jūsų tikimasi ir ko norite pasiekti, kad galėtumėte prisidėti taip, kad susitikimas judėtų į priekį.
3. Bendraudami padėkite sau ir kitiems
Kadangi mūsų smegenys nuolat ieško judėjimo, internetiniai susitikimai vargina. Tiek daug vyksta ir nesąmoningai mes stengiamės bet ką pasiimti. Taigi per didelis išsiblaškymas nėra naudingas. Esu tvirtas kamerų naudojimo internetiniuose susitikimuose šalininkas dėl neverbalinio bendravimo svarbos. Tačiau kai dalyvauja daug dalyvių ir pagrindinis dėmesys skiriamas dalijimuisi informacija, tai yra situacija, kai tokio lygio sąveika gali būti nereikalinga, o jūs galite ir nuspręsite išjungti fotoaparatą. Tuo pačiu metu, jei norite, kad žmonės liktų įsitraukę, pirmenybė teikiama įjungtoms kameroms, nes matydami vienas kitą palaikome tikrą bendravimą, kurio mums, kaip žmonėms, reikia. Kalbėdami pažiūrėkite į kamerą, nes taip jūsų indėlis jaučiasi nukreiptas ir apgalvotas.
Kai norite pabrėžti struktūrą, gestais palaikykite savo žodžius. Pavyzdžiui, pirštais rodykite „pirmas, antras, trečias“, kad žmonės matytų ir girdėtų seką. Taip jūsų pranešimą lengviau sekti, ypač internetiniuose susitikimuose.
Kai žmonės nėra visiškai susikaupę, tai aiškiai matoma elgesyje. Žmonės gali nukreipti žvilgsnį ir dėmesys nukrypsta nuo temos. Kai kurie apskritai nustoja prisidėti, o kiti kartoja mintis arba kalba per ilgai. Energija krenta ir susitikimas tampa mažiau efektyvus, net jei jis tęsiasi paviršiuje.
Jei yra kėdė, aktyviai naudokite tą vaidmenį ir padėkite vadovauti procesui: peržiūrėkite darbotvarkę, įvardykite, kur esate, ir pasiūlykite kitą žingsnį. Jei niekas nesiima lyderio vaidmens, įsikikite, nes krypties trūkumas greitai priveda prie kartojimosi arba tylos. Jei reikia, pagarbiai pertraukite, įvardydami, kas vyksta: „Ar galiu trumpam sustabdyti mus? ir tada apibendrinkite: „Jei gerai suprantu, esmė yra X“. Tai rodo, kad klausotės, ir padeda grupei matyti, kur jie yra pokalbio metu. Iš ten nurodykite kryptį įtraukdami kitus: „Mark, kaip tu tai matai? arba pateikdami konkretų pasiūlymą: „Spręskime tai dabar, ar pereisime prie kitos temos?
Jei laikas tampa problema, aiškiai pasakykite: „Mums liko dešimt minučių, ko mums reikia, kad judėtume į priekį? Naudokite stumdymo veiksmus, kurie sugrąžina dėmesį į susitikimą.
4. Tarp susitikimų darykite pauzę
Internetiniai susitikimai yra varginantys, o susitikimai apskritai atima daug energijos, todėl neturėtumėte jų planuoti kartu. Jums reikia laiko, kad užsirašytumėte dalykus ir peržvelgtumėte, kas išėjo iš susitikimo, kad galėtumėte tinkamai jį užbaigti. Susitikimo pabaiga – tai ne tik tai, ką darote su komanda, tai taip pat reiškia, kad rezultatus paverčiate savo tolesniais veiksmais ir darbų sąrašu. Be tos pauzės nebaigtus veiksmus ir mintis perkelsite į kitą susitikimą. Po susitikimo pabandykite akimirką atsipalaiduoti, pavyzdžiui, įkvėpdami gryno oro, kad iš naujo susikoncentruotumėte. Jums taip pat reikia laiko pasiruošti kitam susitikimui, todėl atvykstate pasiruošę, o ne suspėti, kol jis jau prasidėjo.
5. Kreipkitės į tai, kas svarbu
Internetinių susitikimų perdegimas gali atrodyti rimtai, tačiau požymiai dažnai pasirodo daug anksčiau ir matomi elgesyje – ne tik per vieną susitikimą, bet ir kaip tam tikras modelis laikui bėgant. Pastebite tai, kai jūsų energija krenta, kai stengiatės išlikti susikaupę arba kai jaučiate, kad nebegalite imtis jokių užduočių. Tai yra momentas, kai būtina nustatyti ribas. Žinoti savo ribas reiškia atpažinti šiuos signalus ir neperžengti jų taip, lyg jų nebūtų. Kitas žingsnis – paversti tai diskutuojama, nes neišsakytas spaudimas neišnyksta, jis didėja. Tai gali būti taip pat konkretu, kaip pasakyti: „Mano darbo krūvis šiuo metu per didelis, turiu nustatyti prioritetus“ arba „šiuo metu negaliu to imtis“. Gali jaustis nepatogiai, tačiau pokalbio vengimas dažnai sukelia daugiau streso, o ne mažiau. Kai esate atviras apie tai, kaip jaučiatės ir ką galite realiai susitvarkyti, sukuriate aiškumą kitiems ir sau. Tai ne apie pasitraukimą. Kalbama apie tolesnį indėlį aiškiai suvokiant savo ribas.
Išvada
Perdegimas prasideda ne vienu perkrovos momentu, jis kaupiasi mažais, pasikartojančiais modeliais, kurie dažnai nepastebimi kasdieniuose susitikimuose. Kai visi tinkamai pasiruošia, laikosi „Žinokite savo vaidmenį ir žinokite savo tikslą“ ir aiškiai parodo savo buvimą, sumažinate pastangas, kurių reikia norint išlaikyti ryšį. Kai procesas yra vadovaujamas, žmonėms nereikia spėlioti, kartoti ar per ilgai būti budriems, o tai sumažina spaudimą. Skirdami laiko tarp susitikimų neleidžiate nebaigtiems darbams kauptis. O kai atpažįstate savo ribas ir leidžiate jas aptarinėti, nustojate spaudimui tapti tuo, ką nešiojate vienas. Internetinių susitikimų perdegimo prevencija reiškia efektyvų elgesį, kad energija būtų naudojama ten, kur ji iš tikrųjų svarbu.
Anne-Maartje Oud 
